Prezentace před početným publikem patří do výbavy každého manažera, obchodníka a marketéra zvlášť. I ostřílení profíci, kteří v osobním kontaktu srší sebedůvěrou, se při pohledu na stohlavý dav před nimi často pěkně orosí. Pojďme se podívat na několik triků, které vám pomohou zvládnout tuhle pernou chvíli se ctí.
Článek v sekci: Management a strategie
Obsah vaší prezentace
1) Nepište, vyprávějte příběh hesly, obrázky a schématy
Častou, ale velmi hrubou chybou je popsat všechno, co chcete říct, přímo na slidu v komplexních větách a odstavcích. Když to uděláte, publikum bude věnovat dlouhé desítky sekund po každém přehození slidu tomu, aby si přičetlo, co jste na nich napsali. Místo toho, aby někdo poslouchal, co se snažíte říct. A navíc je strašně únavné číst i poslouchat úplně totéž.
2) Vždy si uvědomte, co máte na následujícím slidu
Dynamiku a integritu prezentace dělá jedna drobná věc – když vyprávíte příběh a plynule v něm pokračujete na dalším slidu. Je k tomu potřeba jediné – nebýt překvapen, co na něm vlastně máte. Naštěstí umí PowerPoint ukázat, co vás na tom následujícím čeká, takže se ani není potřeba nazpaměť učit obsah celé prezentace.
3) Udělejte skvělý závěr se shrnutím
Zlé jazyky tvrdí, že publikum si pamatuje z prezentace jen začátek, pak pokud během ní byl nějaký průšvih a pak poslední slide. Jděte tomu naproti a vždy věnujte shrnutí jeden pečlivě připravený slide na samém závěru. Neváhejte ho pro nechápavé uvést třeba slovy: “A teď ještě shrnutí toho úplně nejdůležitějšího, co si máte z dneška zapamatovat”.
Organizační otázky
4) Podívejte se, co bude v prezentaci před vámi a po vás
Když prezentujete v bloku s několika dalšími prezentéry, vždycky zkuste zjistit, o čem jejich prezentace bude. Není totiž nic trapnějšího, než někomu ukrást jeho téma. Máte-li možnost, pobavte se s nimi před začátkem prezentací a domluvte se na tom, které otázce se bude kdo věnovat. Není nic krásnějšího, než ve své prezentaci připravit skvělou platformu pro toho, kdo jde po vás.
5) Rozpočítejte si a udržujte tempo
Veliký problém je pro řadu prezentérů čas. Udržet ho, mít přehled, kolik zbývá, nepřetahovat. Mějte proto předem dobře připraveno, jak dlouhou prezentaci vlastně máte a během ní pozorně sledujte čas. Když o pár minut přetáhnete, nikdo se hněvat nebude (ostatně každý to dělá), ale pokud na vás organizátoři křičí “konec” a vy máte ještě 15 slidů před vámi, není to vůbec dobré.
6) Buďte v duchu přepraveni na problémy
Při prezentacích přicházejí problémy a zaškobrtnutí. Počítejte s tím, nesnažte se doufat, že vše bude ok. Mějte v záloze nějaké povídání, které zvládnete i bez projektu pro případ, že by došlo k něčemu špatnému. Nebo si zkuste odprezentovat sami sebe (slide “O nás”) aniž byste k tomu potřebovali projektor – prostě v pár větách říct, co vlastně děláte. Tahle schopnost se vám může zatraceně hodit.
Technické triky
7) Všechnu techniku si před prezentací vyzkoušejte
Obrovský problém bývá s technikou – když přiletíte do sálu dvě minuty před časem začátku vaší seance a teprve hledáte, kam připojit kabely, koledujete si o malér. Určitě si vyžádejte možnost během přestávky všechno připojit a zkusit si zobrazit první slide s hlavičkou prezentace. Vyzkoušejte si i mikrofon, laser, cokoliv potřebujete. Nenechávejte to náhodě.
8) Pokud opravdu nejste nuceni jinak, prezentujte vždy ze svého tabletu nebo notebooku
Toto je hodně opomíjená rada, ale pozor na ni. Snažte se v maximální míře vyhnout lákadlu, přinést si prezentaci jen na flash disku a prezentovat z notebooku organizátorů. Můžete si totiž být jisti, že jednotlivé slidy v takovém případě budou graficky vypadat úplně jinak, než jak jste je připravovali. Nebo snad chcete prezentovat z PDF?
9) Naučte se pracovat s mikrofonem
Mikrofon je váš kamarád a nemělo by prvním setkáním s ním být to, když stojíte před stohlavým davem a máte před sebou 40 nejdelších minut svého života. Vyzkoušejte si někdy v klidu, z jaké vzdálenosti se do mikrofonu mluví, jak se příjemně drží a jak se ovládá. Pokud máte možnost, volte mikrofon v headsetu (připevněný na hlavě), o jehož držení se nemusíte vůbec starat.
Prezentací se nebojte, zkoušejte se jich zúčastňovat jak jen to jde. Dbejte na dobrou přípravu a vždy se pokuste od někoho z publika získat objektivní hodnocení toho, jaká vaše performance byla. Jen tak z vás časem bude skutečný prezentační guru!